Sådan bliver du mere produktiv og får mere tid

Op til 75 % af organisationens junior og senior ansatte er optaget af ”busy working”, hvilket konkret betyder, at de spiller mere end 20-50 % af deres tid.”

Det engelske begreb ” Busy working” dækker over enhver form for kronisk aktivitet, der hverken giver mening, eller hænger sammen med meningsfuld værdiskabelse.  Det er ikke
blot den enkelte leder eller ansat, der har travlt uden at skabe reel værdi. ”Busy working” påvirker den enkelte, de enkelte teams og hele virksomhedens resultater.

Det kan være svært for den enkelte at se, at man bare er i gang med en aktivitet, der ikke giver reel værdi. Det er nemlig sådan at ”Busy working” kan ses med det blotte øje af mennesker, der observerer dette udefra – men ofte ikke af de personer, der er i gang med ” Busy working” (bare har travlt – men med hvad?)

Jeg læste en artikel af direktør Mitchell Osak i Financial Post, hvor han satte fokus på konsekvensen af at have travlt – “ Busy working” på en måde, hvor det ikke giver mening. Det påvirker bundlinjen direkte i negativ retning.( Mitchell Osak arbejder med strategi for Futune 1000 virksomheder i USA.)

Hans pointe er, at hverken ledere eller ansatte er kritiske nok med, hvad man bruger sin tid på. Eksempler på “ Busy working” er, hvis man deltager i et møde, bare for at være til stede, ikke bidrager aktivt, eller er kritisk med om dette møde giver værdi for det arbejde man er i gang med, eller eksempelvis blot at deltage i for at netværke internt.  Et andet eksempel fra dagligdagen er, at man benytter uacceptabel lang tid på at analysere eller skrive en rapport o.s.v. Det er vigtigt at vide, hvornår ”nok er nok” for at levere den nødvendige kvalitet.

Det er bekymrende, mener Mitchell Osak, at ansatte ikke engang er klar over, at de spiller deres egen og andres tid, og i stedet for anser deres arbejde som reelt, hårdt arbejde. Udfordringen er blandt andet at lederne muliggør denne fejltagelse, netop ved at opmuntre og forstærke opfattelsen af ”Busy working” ved at belønne adfærden gennem deres ledelse og måder at anerkende adfærden på. Der bliver ikke stillet spørgsmål til værdien for organisationen af det arbejde og de møder, der afholdes. Dette giver reelt
set omkostninger for organisationen – både i forhold til løn, nedsat produktivitet og overbemanding.

Ifølge Mitchell Osaks erfaringer, er der mange der har travlt med det forkerte. Op til 75 % af organisationens junior og senior ansatte er optaget af ”busy working”, hvilket konkret betyder, at de spiller mere end 20-50 % af deres tid.

Det er her, at den enkelte også kan opleve en ubalance – ikke blot i forhold til sine arbejdsopgaver og kollegaer – ressourcer og krav i arbejdet – men også i forhold til sit private liv.

I mit arbejde oplever jeg ofte det samme. Der er basis for at forbedre både produktiviteten, resultaterne og balancen i livet.

Tjek jeres egen situation:

Vær opmærksom på følgende:

· Bliver der ofte udarbejdet rapporter eller memoer, der bliver ignoreret?

· Hvor mange deltager aktivt i jeres møder? Hvilke krav til forberedelsen, deltagelsen og overholdelse af den tid, der er sat af til et møde? Resultatet?

· Hvordan er sammenhæng mellem organisationens strategi og det som folk arbejder med? Med andre ord hænger organisationens strategi sammen med det man belønner medarbejderne på?

Sådan kommer du videre: Sæt fokus på hvordan I arbejder og jeres opfattelse af, hvordan I skaber værdi:

· Hvad er erfaringerne fra DIN organisation?

· Har I stillet kritisk på, hvad det reelt set er I
beskæftiger jer med?

· Hvad skaber værdi for organisationen i hver enkelt
arbejdsopgave?

· Hvordan fremmer vi værdi?

· Hvordan kommer vi væk fra det, som ikke skaber værdi
– hverken på kort eller lang sigt?

God fornøjelse Helle. Også bragt på min work life balance blog, www.cbaf.dk

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s