Sådan booster du din produktivitet – Arbejd 52 minutter, tag pause i 17 minutter

Du kender det måske? Ønsket om at være mere produktiv, så du kan have tid til alt det ,du gerne vil – på og uden for arbejde? Nu er der hjælp at hente.

Af Helle Rosdahl Lund

Vi er omgivet af holdninger og myter om arbejde og sammenhængen til produktivitet. Jo længere tid vi er på arbejde desto mere produktive er vi – eller er det nu sådan, at det rent faktisk forholder sig?

Ikke hvis vi skal tro på forskere fra Stanford University. Her har man kikket på sammenhængen mellem arbejdstid og produktivitet. Konklusionen er, at en 60 timers arbejdsuge giver dårligere produktivitet end en 40 timers arbejdsuge. Man fandt ud af, at produktiviteten ved en 60 timers arbejdsuge vil være mindre end 2/3 af produktiviteten på en 40 timers arbejdsuge.

Og sådan helt matematisk blev det til:

60 x P60 < 40 x P40, hvor P er produktiviteten.

Forskerne konkluderede, at overarbejde medførte et fald i output i situationer, hvor den gennemsnitlige produktivitet faldt således, at det totale output i forhold til overarbejde var mindre end det totale output i forhold til normal arbejdstid.

Overarbejde medførte et fald i output i situationer, hvor den gennemsnitlige produktivitet faldt, således at det totale output i forhold til overarbejde var mindre end det totale output i forhold til normal arbejdstid.

Hvordan kan det være, at de ansatte ikke er mere produktive, når der arbejdes længere?

Blandt forklaringerne er, at de ansatte bliver mere trætte, udbrændte eller mister overblikket på lange dage. Det er således ikke bæredygtigt for arbejdspladsen at have en lang arbejdsuge. Det kan også være, at ansatte, der har de lange arbejdsuger, simpelthen er mere trætte og stressede hele dagen. Her peger forskere på, at lange arbejdsdage kan påvirke de ansattes søvn negativt, og de kan komme til at lide af søvnunderskud, som så fører til lavere produktivitet, da hjernen og kroppen er for trætte.

Når ekstra arbejdstid gør mere skade end gavn for resultaterne.

Vi skal også være kritiske med, hvad det er, der kommer ud af den tid, vi bruger på arbejde.

Tænk over denne lille formel for produktivitet:

+ arbejde gjort

  • arbejde der udføres med fejl, sjusk, unøjagtigheder
  • forkerte beslutninger, der fører til mere arbejde, som koster dig/din arbejdsplads kunder, effektivitet og bundlinje
  • dårligere relationer og samarbejde internt og eksternt
  • dårligere kommunikation med risiko for fejl
  • med mere

Med andre ord kan vi komme i situationer, hvor ekstra arbejdstid gør mere skade end gavn.

Lad mig give et konkret eksempel på dette. Jeg talte med et køkkenfirma. Her fortalte de ansatte, at de havde meget travlt og nogle lange arbejdsdage for at nå det hele. Og nu skulle de ud og rette opsætningen af 21 køkkener, der var blevet sat forkert op. Spil af tid, og alt for dyrt.

Det er lettere at se, hvor meget ”dårlig gjort arbejde” der er i nogle typer af fag, som i dette eksempel. Men hvis man skal forbedre sig og være bevidst om, hvor der skal sættes ind, er man også nødt til at være kritisk og bevidst om, hvad der skal leveres og i hvilken kvalitet på kontorer, i banker, forsikring, revision, advokater, i produktionen, i kommunen og så videre.

 

52 minutters arbejde – 17 minutters pause booster din produktivitet

Hvordan er man lige kommet til, at du skal arbejde 52 minutter koncentreret og så straks tage 17 minutters pause for at booste sin produktivitet? Et lidt underligt råd, vil du måske tænke.

Her kommer baggrunden. Det er en lille produktivitets app, Desktime, som danner baggrunden for denne påstand. På baggrund af de data, som appén havde genereret, var man i et studie inde og analysere, hvad det var for en adfærd de mest produktive bruger havde. De 10 % der havde den højeste og bedste performance arbejde koncentreret i 52 minutter efterfulgt af en 17 minutters pause. De arbejdede mindre end 8 timer om dagen. De 17 minutter blev brugt væk fra computeren ved eksempelvis at tage en gåtur, lave øvelser, læse en bog eller tale med kollegaer. Hjerne har netop brug for de 17 minutters pause for at bibeholde overblikket, kreativiteten og udgå træthed (kilde: Draugiem Group study, 2014)

Dette er ikke det første studie af sammenhængen mellem arbejdstid og produktivitet. Vi kan gå helt tilbage til Henry Ford, som allerede i 1926 analyserede sammenhængen mellem produktivitet og arbejdstid. På daværende tidspunkt arbejde man 60 timer. Henry Fords studie viste, at mennesker der arbejde 40 timer om ugen var mere effektive end dem der arbejde 60 timer. Som konsekvens af denne viden nedsatte han arbejdstiden på fabrikkerne.

Arbejdet har ændret sig siden da. Grænserne mellem arbejde og fritid er mere flydende. Det psykiske arbejdsmiljø fylder mere og mere. Stress og udbrændthed er desværre blevet en folkesygdom.

Vi skal have mere ud af vores tid på arbejde. Vi bliver ikke nødvendigvis mere produktive af at arbejde længere.

Så giv pausen en chance og boost din produktivitet og kreativitet:

  1. Indsæt pausen i din kalender – som en reminder og så andre ikke kan booke tiden
  1. Lav en realistisk “to do” list. Den kan du med fordel afslutte dagen med at lave, så den er klar, når du møder på arbejde.
  1. Prioriter din dag. Se på din “to-do” liste. Prioriter de 3 vigtigste opgaver på din liste. Det er dem, du gerne skal nå. Lav en anden liste med de opgaver, der kommer I løbet af dagen. Hvis nødvendigt omprioriter din liste. Ellers hold fast i det der er vigtigst i forhold til dit mål.

Når du har nået de 3 vigtigste opgaver, kan du se på den længere “to-do” liste, og igen prioriter de 3 vigtigste opgaver.

Det er psykologisk godt, at du kan sætte en streg over de ting, du når.

worklife balance 2.0,work-life balance 2.0  helle rosdahl lund, kim reich, gyldendal business,worklifebalance, arbejdsglæde,resulter, motivation

Så du Magasinet Penge: Glade medarbejdere er mest effektive? Bliv mere effektiv – 6 timers arbejde til 8 timers løn, fordi du er effektiv.
 Jeg er med som ekspert, blandt ud fra min bog: Work Life Balance 2.0 – glade medarbejder, der også har et balanceret liv er mest effektive. Du kan købe bogen her

God fornøjelse. Helle

 

Reklamer

Forbedre performance – stil kritisk ind på sygetilstedeværelse – det koster effektivitet og kunder

Jeg talte forleden dag med en direktør om krisen. Vi kan se, at flere og flere er på arbejde. Sygefraværet falder og folk er længere tid på arbejde. Det er godt for produktiviteten, sagde han. En anden fortalte om paradokset, at en virksomhed havde rigtig gode målinger på medarbejdertilfredshed, men når man talte med medarbejderne – og vel at mærke lederne, var der lav tilfredshed, og man søgte væk.

Begge situationer hvor vi kan sige, at der middelbart tegner sig et godt billede for virksomheden. Mit spørgsmål er, om vi er kritiske nok til eksempelvis, hvad medarbejdertilfredshedsundersøgelsen viser, og til situationer, hvor sygefraværet falder. Selvfølgelig skal vi i nogle situationer tage det, som et godt signal. I andre situationer skal vi et spade stik dybere, for at blive klogere på, hvad der egentlig sker, og hvilke konsekvenser det har for organisationen.

Lad os tage eksemplet med faldet i sygefraværet først. Der er nemlig en stigning i sygetilstedeværelse. Hvor det umiddelbart kan virke positivt, at medarbejdere er kritiske med, hvornår de er for syge til at arbejde, om man helt skal melde sig syg, eller melde sygemelde sig og se om man lige kan tage en time og så tumle tilbage til sengen igen, er det ikke nødvendigvis det bedste for arbejdspladsen. Der findes mange undersøgelse af sygetilstedeværelse – der, hvor medarbejderne møder syge op på arbejde eller netop arbejder under sygdom. Baggrunden for at møde op syg på arbejde er ikke et effektivitets og produktivitets tegn, det er et tegn på, at der er noget galt i organisationen.

Den britiske undersøgelse ”Why do employees come to work when ill?” viser, at medarbejdere der møder syg på arbejde har en signifikant dårligere performance end raske medarbejdere. Ikke nok med at man har en dårligere performance, det kan også koste dyrt i kunderelationer, evne til samarbejde falder og fejlmargen stiger. Dette var også nogle af de forhold Paula Luikkonen fra Stockholms Universitet fremlagde i en undersøgelse hos Volvo, i 2002. Men tilbage til den britiske undersøgelse.  Sygetilstedeværelse er mere normalt end sygefravær.

Der er i sær 3 forhold, der er bestemmende for en høj grad af sygetilstedeværelse: Arbejdsrelateret stress, forventningspres fra arbejdspladsen (gennem hele organisationen, fra topledelse, senior management, linjeleder og i de enkelte teams), samt om det påvirker bedømmelsen af den enkeltes samlede performance og herunder mulighed for bonus, fyring m.v. Undersøgelsen peger også på, at medarbejdere der har et stort jobpres, er stressede og ikke reelt set kan påvirke deres performancemål er mere tilbøjelige til at have en større sygetilstedeværelse.

Der er nogle vigtige signaler i sygetilstedeværelse. I det store billede handler det om, at mennesker der oplever at blive syge, ikke at kunne restituere sig på ingen måde er hverken bæredygtigt eller produktivt. I et virksomhedsperspektiv er det et tegn på, at der er noget galt ledelsesmæssigt og kulturelt. Man får ikke det reelle engagement, mulighed for at tænke og handle innovativt og er ikke effektive. Kurt Körner, chefpsykolog, Danfoss[1] peger på, at man skal være bevidst om, hvor meget stress, sygefravær – og også at være syg på arbejde koster. Det kan ske ved et simpelt regnestykke: hvad koster tab af know how, brug af formelle og uformelle kontakter internt til at løse en opgave, hvad koster kvalitetsbristen, hvor mange fejl, mangler og forglemmelser sker der, og hvad koster det at samle op på dette. Hvad koster tab af kunder og image?

For den enkelte person er det heller ikke holdbart. Er man reelt set syg, har man brug for at komme sig, og skal ikke spille hasard med helbredet. For samfundet er det en dyr løsning, da udgifterne til sygefravær og behandling bliver hentet fra samfundsøkonomien og ikke virksomhedens bundlinje.

Samtidig med at man som leder og HR afdeling holder øje med sygefraværet skal vi til at holde øje med sygetilstedeværelsen. Ved at gøre begge dele har man en reel mulighed for at forbedre arbejdsprocesser, sætte fokus på ledelse og den kultur på arbejdspladsen, der bevirker at man ikke når de optimale resultater.

Den samme sunde skeptisk gælder også for trivselsundersøgelser. Når jeg taler med såvel ledere som andre medarbejder er der en vis frygt for fremtiden, fyringer, besparelser eller, at økonomien ikke kommer op i omdrejninger. Så sammen med trivselsundersøgelserne gælder det om at vide, hvad der reelt set foregår i ens afdeling.

Jeg hører meget gerne om jeres erfaringer.

Vil du vide mere:
Læs også:
Se også Produktivitets paradokset: Pitstop i løbet af dagen – eksempelvis en gå tur, off-line aktiviteter gjorde 2008 til Sony Pictures mest profitable år her
Ledelsestafetten her:

[1] Foredrag: Hvad koster det, at have stressede medarbejdere.2006