4 smutveje til en mere mindful arbejdsdag, mindre stres og bedre produktivitet

Har du også oplevet en hverdag, hvor du løber hurtigt, forsøger at have flere bolde i luften på en gang – eller oplevet at tankerne er gået deres egne veje?

Så er du ikke alene. Mange oplever, at det kan være svært at være nærværende. Det er både der hjemme og på arbejde. Når jeg taler med folk, siger det, at det er en af de største udfordringer i hverdagen – at være nærværende og fokuserende i længere tid af gange.

Men forskning viser, at single-tasking – det at have fokus på en ting af gange – er mere effektivt end multi-tasking. Faktisk laver folk der multi-tasker dobbelt så mange fejl, som hvis du kan fokusere og de er 30 % mindre effektive.

Man har undersøgt, hvad der kendetegner de mest succesfulde mennesker. Selv-kontrol er mere vigtig for din succes end intelligens og social klasse. Det er tankevækkende.

Samtidig viser forskning fra forskellige universitetet (Harward, IMD, Oxford, Stanford, MIT m.fl) at evnen til at fokusere, at være i nuet, det vi også kalder mindfulness:

  • Giver større glæde og trivsel
  • Giver bedre produktivitet
  • Fremmer intelligensen
  • Gør dig mere kreativ
  • Hæmmer aldringsprocessen
  • Det hjælper dig til at forebygge og bekæmpe stress
  • Og mindfulness giver dig en bedre selvindsigt

Mindfulness hjælper også til at håndtere de følelser – positive som negative, der kan opstå i forskellige situationer, så at du ikke blot handler, men reflekterer over de følelser og konsekvensen af den reaktion, du har. Det påvirker samarbejde, samvær og din egen livsglæde positivt.

Vil du lære mere om, hvordan du kan få en hverdag med mindfulness, overskud og arbejdsglæde?

Så er vores dagskursus: Mindfulness-overskud- og arbejdsglæde – ja, tak – kursusdag den 31. Marts, 2016, Hellerup, noget for dig – se mere Mindfulness

Her er dine 4 smutveje til en mere mindful arbejdsdag med overskud og balance

  1. Du skal beslutte at ville være nærværende og mindful.

Hvis du ikke har prøvet mindfulness og har svært ved at være 100 % tilstede i nuet, skal du i gang med at ændre vaner og tankemønstre. Det betyder, at du skal beslutte dig til at ville en ændring.

Tip: Fortæl andre om din beslutning. Det kan være din familie eller på arbejde. Sæt en post-it på spejlet derhjemme og en på computeren.

Når vi fortæller andre om vores beslutning, er det lettere for os at gennemføre den.

 

  1. Øv dig i at være tilstede

Det kan være vanskeligt at lære at være i ”nuet”. Det handler om at kunne indtage nuet, dets dufte, følelsen, hvad er det der sker.

Det gode er, at det er en kompetence, der kan opøves.

Tip: Start ved morgenbordet og start ved at blive bevidst om, hvad det er du gør. Når du kommer ned, hvad så? Tager du en kop kaffe? Te? Hvordan dufter den? Hvad får du at spise? Hvordan er det? Hvad smager det af? Sidder du på ”din” stol? Hvordan er den at sidde på? Føler du dig godt tilrette?

Når du begynder at tænke over almindelige ting og mærke, hvordan det er, er du godt i gang med øvelsen i nærvær.

  1. Vær bevidst om, hvordan du reagere

Mindfulness handler også om, at du lærer at styre dine reaktioner og handlinger. Der er så meget, vi gør på ”autopilot” – helt uden at tænke yderligere over det. Det kan være vaner, tanke- og handlemønstre, der er sat på auto-pilot. Og hvis de ikke bliver rusket op i og tjekket efter, ja så gror de fast, og auto-piloten gror så fast, at du måske kommer det helt forkerte sted hen.

Tip: Du kan ændre auto-piloten og sætte den ud af drift, der hvor den ikke skal bruges, ved at stoppe op og tænke anderledes. Er der en kollega eller en medarbejder, der er kritisk ”igen.” Så skal du tænke, hvad er det positive ved det personen gerne vil have frem. Det kan jo være, at det vil føre meget godt med sig. Vil ”lille Peter” ikke have sin trøje på igen, kan det være, at det ikke er fordi, han vil drille dig, men han kan måske ikke lide den eller han bare forsøger, at komme i kontakt med ham. Prøv at tale med ham på en anden måde. Der er altid en anden måde.

  1. Hold pauser

Hjernen har brug for pauser i løbet af dagen. Den er slet ikke skruet sammen til at køre i overhalingsbanen hele dagen. Hjernes urgammel opgave er at passe på dig. Kan den mærke, at du ikke passer på dig selv advarer den dig. Det kan være, du ikke kan høre det. Er du i overhalingsbanen for lang til kan du blive udbrændt, få stress eller det der er værre.

Tip: hold små pauser i løbet af dagen. Tag 5 gange 3 minutter. Lav små øvelser i mindfulness. Det er jo godt at vide, at den tid du bruger på pause, gør dig mere effektiv og giver dig en bedre balance.

God fornøjelse

Mange hilsner Helle, Executive Rådgiver, Ekspert balanceret ledelse og forandringsledelse

Sådan booster du din produktivitet – Arbejd 52 minutter, tag pause i 17 minutter

Du kender det måske? Ønsket om at være mere produktiv, så du kan have tid til alt det ,du gerne vil – på og uden for arbejde? Nu er der hjælp at hente.

Af Helle Rosdahl Lund

Vi er omgivet af holdninger og myter om arbejde og sammenhængen til produktivitet. Jo længere tid vi er på arbejde desto mere produktive er vi – eller er det nu sådan, at det rent faktisk forholder sig?

Ikke hvis vi skal tro på forskere fra Stanford University. Her har man kikket på sammenhængen mellem arbejdstid og produktivitet. Konklusionen er, at en 60 timers arbejdsuge giver dårligere produktivitet end en 40 timers arbejdsuge. Man fandt ud af, at produktiviteten ved en 60 timers arbejdsuge vil være mindre end 2/3 af produktiviteten på en 40 timers arbejdsuge.

Og sådan helt matematisk blev det til:

60 x P60 < 40 x P40, hvor P er produktiviteten.

Forskerne konkluderede, at overarbejde medførte et fald i output i situationer, hvor den gennemsnitlige produktivitet faldt således, at det totale output i forhold til overarbejde var mindre end det totale output i forhold til normal arbejdstid.

Overarbejde medførte et fald i output i situationer, hvor den gennemsnitlige produktivitet faldt, således at det totale output i forhold til overarbejde var mindre end det totale output i forhold til normal arbejdstid.

Hvordan kan det være, at de ansatte ikke er mere produktive, når der arbejdes længere?

Blandt forklaringerne er, at de ansatte bliver mere trætte, udbrændte eller mister overblikket på lange dage. Det er således ikke bæredygtigt for arbejdspladsen at have en lang arbejdsuge. Det kan også være, at ansatte, der har de lange arbejdsuger, simpelthen er mere trætte og stressede hele dagen. Her peger forskere på, at lange arbejdsdage kan påvirke de ansattes søvn negativt, og de kan komme til at lide af søvnunderskud, som så fører til lavere produktivitet, da hjernen og kroppen er for trætte.

Når ekstra arbejdstid gør mere skade end gavn for resultaterne.

Vi skal også være kritiske med, hvad det er, der kommer ud af den tid, vi bruger på arbejde.

Tænk over denne lille formel for produktivitet:

+ arbejde gjort

  • arbejde der udføres med fejl, sjusk, unøjagtigheder
  • forkerte beslutninger, der fører til mere arbejde, som koster dig/din arbejdsplads kunder, effektivitet og bundlinje
  • dårligere relationer og samarbejde internt og eksternt
  • dårligere kommunikation med risiko for fejl
  • med mere

Med andre ord kan vi komme i situationer, hvor ekstra arbejdstid gør mere skade end gavn.

Lad mig give et konkret eksempel på dette. Jeg talte med et køkkenfirma. Her fortalte de ansatte, at de havde meget travlt og nogle lange arbejdsdage for at nå det hele. Og nu skulle de ud og rette opsætningen af 21 køkkener, der var blevet sat forkert op. Spil af tid, og alt for dyrt.

Det er lettere at se, hvor meget ”dårlig gjort arbejde” der er i nogle typer af fag, som i dette eksempel. Men hvis man skal forbedre sig og være bevidst om, hvor der skal sættes ind, er man også nødt til at være kritisk og bevidst om, hvad der skal leveres og i hvilken kvalitet på kontorer, i banker, forsikring, revision, advokater, i produktionen, i kommunen og så videre.

 

52 minutters arbejde – 17 minutters pause booster din produktivitet

Hvordan er man lige kommet til, at du skal arbejde 52 minutter koncentreret og så straks tage 17 minutters pause for at booste sin produktivitet? Et lidt underligt råd, vil du måske tænke.

Her kommer baggrunden. Det er en lille produktivitets app, Desktime, som danner baggrunden for denne påstand. På baggrund af de data, som appén havde genereret, var man i et studie inde og analysere, hvad det var for en adfærd de mest produktive bruger havde. De 10 % der havde den højeste og bedste performance arbejde koncentreret i 52 minutter efterfulgt af en 17 minutters pause. De arbejdede mindre end 8 timer om dagen. De 17 minutter blev brugt væk fra computeren ved eksempelvis at tage en gåtur, lave øvelser, læse en bog eller tale med kollegaer. Hjerne har netop brug for de 17 minutters pause for at bibeholde overblikket, kreativiteten og udgå træthed (kilde: Draugiem Group study, 2014)

Dette er ikke det første studie af sammenhængen mellem arbejdstid og produktivitet. Vi kan gå helt tilbage til Henry Ford, som allerede i 1926 analyserede sammenhængen mellem produktivitet og arbejdstid. På daværende tidspunkt arbejde man 60 timer. Henry Fords studie viste, at mennesker der arbejde 40 timer om ugen var mere effektive end dem der arbejde 60 timer. Som konsekvens af denne viden nedsatte han arbejdstiden på fabrikkerne.

Arbejdet har ændret sig siden da. Grænserne mellem arbejde og fritid er mere flydende. Det psykiske arbejdsmiljø fylder mere og mere. Stress og udbrændthed er desværre blevet en folkesygdom.

Vi skal have mere ud af vores tid på arbejde. Vi bliver ikke nødvendigvis mere produktive af at arbejde længere.

Så giv pausen en chance og boost din produktivitet og kreativitet:

  1. Indsæt pausen i din kalender – som en reminder og så andre ikke kan booke tiden
  1. Lav en realistisk “to do” list. Den kan du med fordel afslutte dagen med at lave, så den er klar, når du møder på arbejde.
  1. Prioriter din dag. Se på din “to-do” liste. Prioriter de 3 vigtigste opgaver på din liste. Det er dem, du gerne skal nå. Lav en anden liste med de opgaver, der kommer I løbet af dagen. Hvis nødvendigt omprioriter din liste. Ellers hold fast i det der er vigtigst i forhold til dit mål.

Når du har nået de 3 vigtigste opgaver, kan du se på den længere “to-do” liste, og igen prioriter de 3 vigtigste opgaver.

Det er psykologisk godt, at du kan sætte en streg over de ting, du når.

worklife balance 2.0,work-life balance 2.0  helle rosdahl lund, kim reich, gyldendal business,worklifebalance, arbejdsglæde,resulter, motivation

Så du Magasinet Penge: Glade medarbejdere er mest effektive? Bliv mere effektiv – 6 timers arbejde til 8 timers løn, fordi du er effektiv.
 Jeg er med som ekspert, blandt ud fra min bog: Work Life Balance 2.0 – glade medarbejder, der også har et balanceret liv er mest effektive. Du kan købe bogen her

God fornøjelse. Helle

 

Hvem vinder: E-mail eller Facebook?

Kender du det, at mails tikker ind i din mailboks hele tiden? Tik,tak.tik tak….

Det stresser mange. Og vi spiller en masse tid. Undersøgelser har vist, at det tager 64 sekunder eller mere at vende tilbage til sit arbejde efter en mailafbrydelse. Hver gang der kommer en mail. Og det kan blive til meget spildtid. Får du 20 mails om dagen – mister du 20 minutter om dagen, får du 30 mails – mister du 30 minutter eller 2 ½ time om ugen.
Og mange får mails de slet ikke skal have. Måske får du CC mails, du ikke behøver – bare sådan, at nogle er sikker på, at de har orienteret alle. Vi kalder det ”cover my ass” mails.
Vi har vænnet os til, at det er sådan det er. Og ikke mange virksomheder har en mailpolitik, så medarbejderne kan få arbejdsro. Og ikke mange tænker over alle de mails, man får på tværs af projekter, som man måske ikke skal have. Mails som spiller ens tid.

Men Facebook er derimod det rene tidsspilde. Derfor er der mange virksomheder, der laver en facebookpolitik, så medarbejderne ikke kan komme på facebook i arbejdstiden.

Men er det nu en god ide?

Jeg har beskæftiget mig med, hvordan de nye sociale teknologier kommer til at påvirke vores daglige arbejdsdag, herunder også hvordan de yngre generationers brug af Facebook og sociale medier kan være med til netop at gøre arbejdet lettere, sjovere og skabe produktivitet.

Netop Facebook – eller lign. medier – bliver eksempelvis brugt til at hente viden og hjælp, de unge skal bruge i deres arbejde. Peter arbejder f.eks. med marketing, og er blevet bedt om at lave en salgspræsentation. Men de værktøjer der er i den virksomhed, hvor Peter arbejder lever ikke helt op til den gode kvalitet han gerne vil levere salgspræsentationen i. Så han går på Facebook, får hjælp fra sine ”venner”.

Peters ”venner” bliver lige pludselig ”ekstra vidensbank” for den arbejdsplads, hvor Peter er ansat.
Det er ikke et unikt eksempel. Det er ikke et unikt eksempel. Det er blot et af mange eksempler på, hvordan arbejdslivet og privatlivet integreres på nye måder.
Og ja, der er sikkert også private samtaler på facebook – ligesom der er i telefonen, via e-mail – hos mange medarbejdere i hele organisationen.
Men det ændrer ikke på, at de unges tilgang til de sociale medier og sociale teknologier, er kommet ind i virksomhedernes dagligdag af bagdøren.

Men de skal også ind af hoveddøren. Det giver nye muligheder for at samarbejde på, nå kunderne på, nye mere effektive måder at dele viden og kommunikere på – uden om manges traditionelle silotænkning i organisatoriske afdelinger. Det udfordrer også traditionel tilgang til at lukke af for det, vi ikke forstår eller prøve at finde ud af, hvordan vi rent faktisk kan bruge de nye medier – eller teknologien bag – på nye måder. Og får de nye samarbejdsværktøjer ind af hoveddøren også. Ifølge McKinsey Insight, 2012 kan vi få en stigning på 20-25 % i medarbejdernes produktivitet ved brug af social software teknologier.

Og vi har netop brug for at få en stigning i produktiviteten – en forbedring af og øget digitalisering af arbejdsprocesserne – ja, nytænkning.
Men det kræver også nytænkning i ledelse. For hvordan leder du nu flere måder at arbejde på, hvordan får vi kommunikeret bedst til de forskellige generationer vi er på arbejdspladsen – og til kunderne?

Det kræver blandt andet indsigt i, hvordan brugen af de sociale medier og sociale teknologien påvirker den enkelte leder, medarbejder og udfordre organisationens traditionelle handlinger.
Og kampen mellem E-mail / traditionel tilgang til vidensdeling eller vidensdeling og samarbejde inspireret af brugen af Facebook og sociale teknologier er i fuld gang.
Er du blevet nysgerrig kan du tjekke, mine ledergrupper med fokus på fremtidens ledelse her

Forbedre performance – stil kritisk ind på sygetilstedeværelse – det koster effektivitet og kunder

Jeg talte forleden dag med en direktør om krisen. Vi kan se, at flere og flere er på arbejde. Sygefraværet falder og folk er længere tid på arbejde. Det er godt for produktiviteten, sagde han. En anden fortalte om paradokset, at en virksomhed havde rigtig gode målinger på medarbejdertilfredshed, men når man talte med medarbejderne – og vel at mærke lederne, var der lav tilfredshed, og man søgte væk.

Begge situationer hvor vi kan sige, at der middelbart tegner sig et godt billede for virksomheden. Mit spørgsmål er, om vi er kritiske nok til eksempelvis, hvad medarbejdertilfredshedsundersøgelsen viser, og til situationer, hvor sygefraværet falder. Selvfølgelig skal vi i nogle situationer tage det, som et godt signal. I andre situationer skal vi et spade stik dybere, for at blive klogere på, hvad der egentlig sker, og hvilke konsekvenser det har for organisationen.

Lad os tage eksemplet med faldet i sygefraværet først. Der er nemlig en stigning i sygetilstedeværelse. Hvor det umiddelbart kan virke positivt, at medarbejdere er kritiske med, hvornår de er for syge til at arbejde, om man helt skal melde sig syg, eller melde sygemelde sig og se om man lige kan tage en time og så tumle tilbage til sengen igen, er det ikke nødvendigvis det bedste for arbejdspladsen. Der findes mange undersøgelse af sygetilstedeværelse – der, hvor medarbejderne møder syge op på arbejde eller netop arbejder under sygdom. Baggrunden for at møde op syg på arbejde er ikke et effektivitets og produktivitets tegn, det er et tegn på, at der er noget galt i organisationen.

Den britiske undersøgelse ”Why do employees come to work when ill?” viser, at medarbejdere der møder syg på arbejde har en signifikant dårligere performance end raske medarbejdere. Ikke nok med at man har en dårligere performance, det kan også koste dyrt i kunderelationer, evne til samarbejde falder og fejlmargen stiger. Dette var også nogle af de forhold Paula Luikkonen fra Stockholms Universitet fremlagde i en undersøgelse hos Volvo, i 2002. Men tilbage til den britiske undersøgelse.  Sygetilstedeværelse er mere normalt end sygefravær.

Der er i sær 3 forhold, der er bestemmende for en høj grad af sygetilstedeværelse: Arbejdsrelateret stress, forventningspres fra arbejdspladsen (gennem hele organisationen, fra topledelse, senior management, linjeleder og i de enkelte teams), samt om det påvirker bedømmelsen af den enkeltes samlede performance og herunder mulighed for bonus, fyring m.v. Undersøgelsen peger også på, at medarbejdere der har et stort jobpres, er stressede og ikke reelt set kan påvirke deres performancemål er mere tilbøjelige til at have en større sygetilstedeværelse.

Der er nogle vigtige signaler i sygetilstedeværelse. I det store billede handler det om, at mennesker der oplever at blive syge, ikke at kunne restituere sig på ingen måde er hverken bæredygtigt eller produktivt. I et virksomhedsperspektiv er det et tegn på, at der er noget galt ledelsesmæssigt og kulturelt. Man får ikke det reelle engagement, mulighed for at tænke og handle innovativt og er ikke effektive. Kurt Körner, chefpsykolog, Danfoss[1] peger på, at man skal være bevidst om, hvor meget stress, sygefravær – og også at være syg på arbejde koster. Det kan ske ved et simpelt regnestykke: hvad koster tab af know how, brug af formelle og uformelle kontakter internt til at løse en opgave, hvad koster kvalitetsbristen, hvor mange fejl, mangler og forglemmelser sker der, og hvad koster det at samle op på dette. Hvad koster tab af kunder og image?

For den enkelte person er det heller ikke holdbart. Er man reelt set syg, har man brug for at komme sig, og skal ikke spille hasard med helbredet. For samfundet er det en dyr løsning, da udgifterne til sygefravær og behandling bliver hentet fra samfundsøkonomien og ikke virksomhedens bundlinje.

Samtidig med at man som leder og HR afdeling holder øje med sygefraværet skal vi til at holde øje med sygetilstedeværelsen. Ved at gøre begge dele har man en reel mulighed for at forbedre arbejdsprocesser, sætte fokus på ledelse og den kultur på arbejdspladsen, der bevirker at man ikke når de optimale resultater.

Den samme sunde skeptisk gælder også for trivselsundersøgelser. Når jeg taler med såvel ledere som andre medarbejder er der en vis frygt for fremtiden, fyringer, besparelser eller, at økonomien ikke kommer op i omdrejninger. Så sammen med trivselsundersøgelserne gælder det om at vide, hvad der reelt set foregår i ens afdeling.

Jeg hører meget gerne om jeres erfaringer.

Vil du vide mere:
Læs også:
Se også Produktivitets paradokset: Pitstop i løbet af dagen – eksempelvis en gå tur, off-line aktiviteter gjorde 2008 til Sony Pictures mest profitable år her
Ledelsestafetten her:

[1] Foredrag: Hvad koster det, at have stressede medarbejdere.2006

Den hurtigste vej til at øge dine medarbejdernes produktivitet.

Lad dine medarbejdere surfe på nettet – og produktiviteten stiger. Vrøvl, vil de fleste sikkert sige. Men det er den overraskende konklusion fra et forskningsprojekt fra Det Nationale Universitet i Singapore.

At produktiviteten stiger ved at surfe rundt på nettet er jo et forskningsresultat, der udfordrer den gængse opfattelse af, hvad der bidrager til produktivitet.  Nu vil jeg ikke skrive om 12 minutter mere om dagen – men det er nu et godt eksempel på et industrialiseringens syn på produktivitet som = tid.  Tid er for mange stadig et tegn på produktivitet – og tid til at surfe på nette vil – ifølge den logik være det rene produktivitets tab.

” Cyberloafing” som det hedder i videnskabelige termer, er nemlig med til at give medarbejderne et mentalt pusterum, siger forskerne.
Det er meget bedre for produktiviteten end at tale med kollegaer, venner eller
svare på mails eksempelvis. Besvarelse af e-mails og modtagelse af e-mails er
en af de bedste veje til at nedsætte produktiviteten.

Jeg møder mange ledere og virksomheder, hvor der har været en debat om internettet. Skal vi lade medarbejderne surfe, skal medarbejderne gå ind på Facebook eller andre sociale medier? Og i den dialog har debatten om pause og faldene produktiviteten være en faktor.

Forskerne bag dette her projekt foreslå, at man skal finde en middelvej mellem arbejde og Cyberloafing. En middelvej hvor den ansatte godt må surfe, så længe at det ligger inde for de overordnede forretningsmål, men til gengæld have mindre mulighed for personlige mails. På den måde vil Cyberloafing øge produktiviteten.

Hvordan vi end vender og drejer resultaterne, er det væsentligt at vide, hvad der bidrager til produktivitet og effektivitet i den enkelte opgave, og hvordan dette også synliggøres i organisationen. Det er nødvendigt for at skabe det bedste arbejdsklima og samlede resultater. Det oplever jeg ofte, at både ledere og medarbejdere kan have forskellig meninger om. Og det er i den konstruktive dialog, om hvad der ligger bag begreberne – her produktivitet – der virkelig vil give resultater. Se figur

Du kan selv se mere her

Sådan bliver du mere produktiv og får mere tid

Op til 75 % af organisationens junior og senior ansatte er optaget af ”busy working”, hvilket konkret betyder, at de spiller mere end 20-50 % af deres tid.”

Det engelske begreb ” Busy working” dækker over enhver form for kronisk aktivitet, der hverken giver mening, eller hænger sammen med meningsfuld værdiskabelse.  Det er ikke
blot den enkelte leder eller ansat, der har travlt uden at skabe reel værdi. ”Busy working” påvirker den enkelte, de enkelte teams og hele virksomhedens resultater.

Det kan være svært for den enkelte at se, at man bare er i gang med en aktivitet, der ikke giver reel værdi. Det er nemlig sådan at ”Busy working” kan ses med det blotte øje af mennesker, der observerer dette udefra – men ofte ikke af de personer, der er i gang med ” Busy working” (bare har travlt – men med hvad?)

Jeg læste en artikel af direktør Mitchell Osak i Financial Post, hvor han satte fokus på konsekvensen af at have travlt – “ Busy working” på en måde, hvor det ikke giver mening. Det påvirker bundlinjen direkte i negativ retning.( Mitchell Osak arbejder med strategi for Futune 1000 virksomheder i USA.)

Hans pointe er, at hverken ledere eller ansatte er kritiske nok med, hvad man bruger sin tid på. Eksempler på “ Busy working” er, hvis man deltager i et møde, bare for at være til stede, ikke bidrager aktivt, eller er kritisk med om dette møde giver værdi for det arbejde man er i gang med, eller eksempelvis blot at deltage i for at netværke internt.  Et andet eksempel fra dagligdagen er, at man benytter uacceptabel lang tid på at analysere eller skrive en rapport o.s.v. Det er vigtigt at vide, hvornår ”nok er nok” for at levere den nødvendige kvalitet.

Det er bekymrende, mener Mitchell Osak, at ansatte ikke engang er klar over, at de spiller deres egen og andres tid, og i stedet for anser deres arbejde som reelt, hårdt arbejde. Udfordringen er blandt andet at lederne muliggør denne fejltagelse, netop ved at opmuntre og forstærke opfattelsen af ”Busy working” ved at belønne adfærden gennem deres ledelse og måder at anerkende adfærden på. Der bliver ikke stillet spørgsmål til værdien for organisationen af det arbejde og de møder, der afholdes. Dette giver reelt
set omkostninger for organisationen – både i forhold til løn, nedsat produktivitet og overbemanding.

Ifølge Mitchell Osaks erfaringer, er der mange der har travlt med det forkerte. Op til 75 % af organisationens junior og senior ansatte er optaget af ”busy working”, hvilket konkret betyder, at de spiller mere end 20-50 % af deres tid.

Det er her, at den enkelte også kan opleve en ubalance – ikke blot i forhold til sine arbejdsopgaver og kollegaer – ressourcer og krav i arbejdet – men også i forhold til sit private liv.

I mit arbejde oplever jeg ofte det samme. Der er basis for at forbedre både produktiviteten, resultaterne og balancen i livet.

Tjek jeres egen situation:

Vær opmærksom på følgende:

· Bliver der ofte udarbejdet rapporter eller memoer, der bliver ignoreret?

· Hvor mange deltager aktivt i jeres møder? Hvilke krav til forberedelsen, deltagelsen og overholdelse af den tid, der er sat af til et møde? Resultatet?

· Hvordan er sammenhæng mellem organisationens strategi og det som folk arbejder med? Med andre ord hænger organisationens strategi sammen med det man belønner medarbejderne på?

Sådan kommer du videre: Sæt fokus på hvordan I arbejder og jeres opfattelse af, hvordan I skaber værdi:

· Hvad er erfaringerne fra DIN organisation?

· Har I stillet kritisk på, hvad det reelt set er I
beskæftiger jer med?

· Hvad skaber værdi for organisationen i hver enkelt
arbejdsopgave?

· Hvordan fremmer vi værdi?

· Hvordan kommer vi væk fra det, som ikke skaber værdi
– hverken på kort eller lang sigt?

God fornøjelse Helle. Også bragt på min work life balance blog, www.cbaf.dk

Arbejd 12 minutter mindre om dagen og forøg produktiviteten

Der var engang – sådan
begynder mange eventyr, og sådan gælder det også forestillingen om, at 12
minutter mere om dagen vil give bedre produktivitet og langsigtet vækst. For
hvor eventyret og fortællingen kan leve gennem generationer, gælder det ikke
for den måde vi arbejder og leder på.

Produktivitet og tid er ikke to ensbetydende størrelser. Når vi taler om eksempelvis maskiner vil produktionen stige. Men det er igen ikke det samme som en stigning i produktiviteten. Der sker en ændring i produktiviteten, hvis måden maskinerne fungerer på og processen foregår på forbedres.  Og når vi taler om mennesker er det ikke engang sikkert at produktionen vil stige ved at arbejde 12 minutter mere. Det handler om, hvad vi bruger tiden til, hvordan vi bruger tiden, hvordan arbejdspladsen er organiseret (organisationens design i bred forstand), dens arbejdspladskultur, samt hvordan vi omgås hinanden og samarbejder. En lang mere kompliceret indgang til produktivitet, vækst og
resultater end tid.

Produktivitet er nødvendig med et svært begreb at arbejde med

Vi ”lever” af mennesker, hele mennesker – deres evne til at samarbejde, bruge deres kompetencer, forny sig, af deres evne og lyst til at netværke/ skabe relationer, engagere sig i arbejde, samfund og familie.
Vi lever ikke blot af hænder. Hvert menneske har deres måde at forstå verden og
sammenhænge på, som kan have en positiv eller negativ indflydelse på
produktivitet og effektivitet.

Produktivitet er et vanskeligere begreb at forstå, og ikke mindre at finde de rigtige måder at måle det på. Det er der mange grunde til. En af dem er, at der mange forskellige opfattelser af, hvad man forstår ved produktivitet.  Jeg har både i analyser
og ved afholdelse af kurser bedt folk fortælle mig, hvad de forstår ved
produktivitet. Lad os tage et par eksempler:

  • En god dag på kontoret
  • At motivere og sikre at den enkelte medarbejders
    kompetencer kommer bedst i spil, således at vi samlet løfter vores opgaver
    bedst muligt
  • Når vi skaber noget, der kan gøre en forskel for
    andre
  • Det der tilfører kunden værdi
  • Just do it

At være produktiv handler om at skabe værdi. Men det skal være værdi for andre end
en selv. Lad os tage udsagnet ”produktivitet = det der tilføjer kunden værdi”.
Her er der en række delspørgsmål, man skal stille sig selv før det bliver
operationelt, hvad der skal til for at give kunden værdi. Men omvendt skal man
også forholde sig til, hvordan det giver virksomheden værdi (overskud,
produktion, produktivitet, bæredygtighed) Med andre ord, det at tilføje kunden
værdi er ikke altid ensbetydende med at det tilføjer virksomheden værdi på kort
eller lang sigt.

Det er den øvelse, der ligger bag ved at få diskuteret og konkretiseret, hvad der
er produktivitet – eller skaber værdi i forhold til blandt andet kerneopgaven.

Bæredygtig produktivitet og bæredygtig vækst

Produktivitet er den vigtigste langsigtede konkurrence- og værdiskabelsesfaktor. Det kræver et kontinuerligt fokus på:

  • Hvad er produktivitet i forhold til de kerneopgaver
    og processer vi har? Herunder også: ledelse, vidensdeling, innovation mv.
  • Hvordan skal vores organisation være designet for
    at kunne konkurrere i det 21.århundrede, hvilke nye organisationsformer, er der
    brug for hos os, hvilke ledelsesformer understøtter og udvikler dette, således
    vi bedre kan navigere i komplekse konkurrence og markedsforhold?
  • Hvordan sikre vi sammenhæng mellem den organisations- og ledelsesform vi gerne vil have og den motivations- og aflønningsstruktur vi har?
  • Hvordan får vi en arbejdspladskultur, der får alle medarbejdere – fra top til tå – til at arbejde med os og ikke mod os (holdninger, fordomme) og får organisationen fra det 20. århundredes logikker til det 21. århundredes logikker?

Opgør med oldnordisk politisk tænkning

Når politikkere går ud og taler om, at 12 minutter om dagen giver bedre produktivitet og vækst, er de med til at fastholde en kollektiv forståelse for en løsning og et paradigme, der allerede er out-dateret.  Hermed er de med til at fastlåse Danmark i det 20.århundredes logikker, og dermed indirekte påvirke produktiviteten negativt – til skade for konkurrenceevnen.

Vi skal videre – være konkurrencedygtige og produktive på en bæredygtig måde. Derfor er vi kollektivt nødt til at gøre op med nogle af de italesættelser og forståelser der sinker udviklingen. Dette er eksempelvis måder at anskue produktion, produktivitet og vækst på, og i stedet sætte fokus på måden vi leve og arbejder på i det 21.århundrede.

I den enkelte virksomhed er der store produktivitetsforbedringer at hente, ved at sætte fokus på, hvad der er produktivitet og skaber værdi inden for egne rækker i sammenhæng med en bæredygtig udvikling. Og få denne forståelse ud til hver enkelt interessent.
Det skaber på sigt en bæredygtighed, der både relaterer sig til samfund,
arbejdspladser og individet.